Kamer wil geen geheimtaal in onderzoek. In het parlementair onderzoek (2017) willen Kamerleden weten waarom ICT-projecten bij de overheid zo veel duurder zijn dan gepland. Eén oorzaak is het kennistekort bij beslissers. Het lukt ICT’ers niet ingewikkelde zaken uit te leggen aan leken.
Ik zie dit bijna dagelijks in mijn trainingen: de expert krijgt bestuurders niet uitgelegd wat er nu precies speelt. Wat kan deze kennisspecialist doen om zijn werk wèl toegankelijk te maken?
Drie tips om je auditrapport toegankelijk te maken.
1. Geef lezers een helikopter-view
Een auditor gaat heel precies te werk: hij geeft exact aan wat hij wel en niet onderzoekt en weegt alle woorden. Dat is wat van hem verwacht wordt. Hij zit in de materie en ként de inhoud tot in detail. Want daar is hij vaak enkele weken en soms langer mee bezig. De lezer van het rapport besteedt veel minder tijd aan de inhoud en wil snel weten wat de conclusies zijn.
De auditor moet dus nadat het rapport af is, aandacht besteden aan de management summary: die moet eerst de context van het probleem schetsen, in hoofdlijnen de gedachtegang uitleggen en natuurlijk de conclusies van het onderzoek verwoorden. Details kan de lezer pas begrijpen als hij het geheel overziet.
2. Gebruik duidelijke woorden
Leg in gewoon Nederlands uit wat je bedoelt. Dat vraagt creativiteit! Het onderzoek naar de ICT-budgets gebruikt de term ‘Vendorlock-in’. Dat betekent dat een klant is afhankelijk van een leverancier geworden, omdat hij niet meer van systeem kan wisselen zonder hoge kosten. Jan Renkema, hoogleraar tekstkwaliteit, bedacht de term ‘klantverslaving’: eenvoudig en duidelijk. De onderzoeker moet zich niet laten verleiden tot ingewikkelde woorden: houd het eenvoudig, zoals je het thuis zou vertellen!
3. Gebruik eenvoudig beeld
De onderzoeker moet zich realiseren dat ingewikkelde zaken, veel duidelijker worden als je tekst ondersteunt met beeld. Je hoeft daarvoor geen vormgever te zijn: houd het eenvoudig: eerst met pen en papier. Als je tevreden bent, maak je het netjes met een tekenprogramma dat je kent. Bijkomend voordeel is dat visuele communicatie beter onthouden wordt.
Geef in bijvoorbeeld in een matrix aan wie wat moet doen. Werk met kleuren per categorie.
Hoe je beeld gebruikt en wat je precies verbeeldt, hangt af van het onderwerp. En ook hier geldt: maak het niet te ingewikkeld en probeer niet te veel te zeggen in één beeld. Houd ook beeld simpel.
Heb jij het lef om je auditrapport eenvoudig te houden?
Wil je je rapport eens voorleggen? Ik kijk vrijblijvend met je mee. Stuur me een mail. Reageren op deze tips mag ook.
Hartelijke groet,
Fransien Roovers
